Poslovanje s partnerima iz drugih država članica Europske unije za hrvatske poduzetnike donosi niz poreznih obveza, a jedna od važnijih odnosi se na provjeru PDV identifikacijskog broja poslovnog partnera.

Valjani PDV ID broj nije samo administrativni podatak koji se navodi na računu. Kod određenih isporuka unutar Europske unije njegova valjanost jedan je od ključnih uvjeta za primjenu oslobođenja od hrvatskog PDV-a. Ako isporučitelj ne može dokazati valjanost PDV ID broja svojeg poslovnog partnera, može nastati obveza obračuna PDV-a.

Zato nije dovoljno samo provjeriti broj. Važno je moći dokazati da je provjera napravljena i kakav je bio status poslovnog partnera u trenutku relevantnom za transakciju.

U nastavku donosimo što je VIES, kako provjeriti PDV ID broj poslovnog partnera te koju dokumentaciju treba sačuvati kao dokaz provedene provjere.

Što je PDV identifikacijski broj?

PDV identifikacijski broj koristi se za identifikaciju poreznih obveznika u transakcijama između država članica Europske unije.

Kada hrvatski porezni obveznik posluje s poreznim obveznikom iz druge države članice, PDV ID broj poslovnog partnera omogućuje utvrđivanje njegova poreznog statusa i pravilnu primjenu pravila o PDV-u.

Posebno je važan kod prekograničnih isporuka dobara i usluga kod kojih se primjenjuju posebna pravila oporezivanja unutar zajedničkog tržišta Europske unije.

Zašto je provjera PDV ID broja važna?

Kod isporuka za koje se primjenjuje oslobođenje od PDV-a valjan PDV identifikacijski broj poslovnog partnera predstavlja važan uvjet za pravilno porezno postupanje.

Ako poslovni partner nema valjani PDV ID broj, isporučitelj ne bi trebao automatski pretpostaviti da su ispunjeni uvjeti za izdavanje računa bez hrvatskog PDV-a.

U slučaju da VIES pokaže da je broj nevaljan, prvo je potrebno provjeriti s poslovnim partnerom jesu li dostavljeni podaci točni. Ako broj i nakon provjere ostaje nevaljan, poslovni partner trebao bi kontaktirati svoju nadležnu poreznu administraciju.

Što je VIES i kako funkcionira?

VIES, odnosno VAT Information Exchange System, sustav je za elektroničku razmjenu informacija o valjanosti PDV identifikacijskih brojeva i transakcijama na zajedničkom tržištu Europske unije.

Važno je znati da VIES nije jedna centralizirana europska baza svih poreznih obveznika. Sustav je povezan s nacionalnim bazama država članica te prilikom provjere dohvaća podatke iz države koja je izdala određeni PDV ID broj.

Prema informacijama Porezne uprave, podaci o valjanosti ažuriraju se na dnevnoj bazi.

Kako provjeriti PDV ID broj poslovnog partnera?

Provjera se može napraviti putem VIES sustava Europske komisije.

Potrebno je odabrati državu članicu poslovnog partnera i unijeti njegov PDV identifikacijski broj. Sustav zatim daje informaciju je li uneseni broj u trenutku provjere valjan.

Provjera se može provoditi na dvije razine:

• razina 1 – provjerava se valjanost PDV identifikacijskog broja
• razina 2 – provjerava se valjanost broja te naziv odnosno ime i adresa poreznog obveznika.

Pojedine države članice zbog pravila zaštite podataka ne omogućuju prikaz naziva i adrese poreznog obveznika putem VIES-a. To ne znači nužno da je s PDV ID brojem nešto pogrešno. U takvoj situaciji moguće je od Porezne uprave zatražiti dodatnu potvrdu povezanosti broja s određenim nazivom i adresom.

Što ako VIES pokaže da PDV ID broj nije valjan?

Ako sustav pokaže da broj nije valjan, isporučitelj bi trebao kontaktirati poslovnog partnera i provjeriti jesu li dostavljeni podaci ispravni.

Razlog može biti jednostavna pogreška u broju ili oznaci države, ali i činjenica da poslovni partner trenutačno nije registriran za potrebe PDV-a.

Ako se valjanost broja ne može potvrditi, potrebno je posebno oprezno utvrditi porezni tretman transakcije prije izdavanja računa.

Porezna uprava navodi da, ako porezni obveznik smatra da njegov poslovni partner nije porezni obveznik, isporuku ne bi trebao izuzeti od oporezivanja PDV-om.

Kako dokazati da je PDV ID broj provjeren?

Ovo je jedan od najvažnijih praktičnih koraka.

Porezni status poslovnog partnera može se s vremenom promijeniti. PDV ID broj koji je danas valjan može naknadno biti ukinut, zbog čega sama naknadna provjera ne mora dokazivati kakav je bio status partnera u trenutku ranije transakcije.

Zato je preporučljivo sačuvati dokaz provedene provjere u knjigovodstvenoj dokumentaciji.

Kao dokaz može poslužiti:

• ispis odnosno spremljeni rezultat provjere iz VIES sustava
• referentni broj (Consultation Number) dobiven prilikom provjere.

Referentni broj omogućuje povezivanje provedene provjere s konkretnim datumom i PDV identifikacijskim brojem te može biti važan dokaz u slučaju naknadnog poreznog nadzora.

Što je Consultation Number?

Prilikom korištenja VIES-a moguće je unijeti i vlastiti PDV identifikacijski broj kao podatak o podnositelju zahtjeva.

Tada rezultat provjere može sadržavati jedinstveni Consultation Number, odnosno referentni broj provjere.

Njegovim pohranjivanjem poduzetnik ima dodatni trag da je određenog dana provjerio konkretan PDV ID broj i dobio rezultat o njegovoj valjanosti.

Upravo zato preporučljivo je uz dokumentaciju vezanu uz poslovnog partnera ili konkretnu transakciju čuvati rezultat provjere i pripadajući referentni broj.

Što ako VIES ne prikazuje sve potrebne podatke?

Ako provjeru nije moguće izvršiti putem VIES-a ili sustav ne omogućuje potvrdu potrebnih podataka, hrvatski porezni obveznik može se obratiti Poreznoj upravi.

Porezna uprava pruža uslugu provjere putem elektroničke pošte na adresi provjera-valjanosti@porezna-uprava.hr.

Za provjeru je potrebno dostaviti podatke koji omogućuju identifikaciju hrvatskog poreznog obveznika i stranog poslovnog partnera.

Porezna uprava na temelju zahtjeva može dostaviti potvrdu rezultata provjere koja se zatim može pohraniti u poslovnoj dokumentaciji.

Treba li PDV ID broj provjeravati prije svake transakcije?

Ne postoji izričita obveza provjere PDV ID broja prije svake pojedine transakcije.

Međutim, porezni obveznik mora osigurati da je PDV identifikacijski broj njegova inozemnog poslovnog partnera valjan.

Porezna uprava posebno navodi da bi PDV ID broj trebalo provjeriti prije prve isporuke novom inozemnom poslovnom partneru.

U praksi je razumno ponoviti provjeru i kada postoji sumnja u promjenu poreznog statusa partnera ili kada je od prethodne provjere proteklo dulje vrijeme.

Najčešće pogreške poduzetnika

Iako provjera PDV ID broja traje svega nekoliko minuta, u praksi se mogu pojaviti pogreške koje kasnije stvaraju porezne rizike.

Među njima su:

• oslanjanje isključivo na PDV ID broj naveden na računu ili ponudi poslovnog partnera
• neprovjeravanje broja prije prve isporuke
• nastavak transakcije iako je VIES prikazao broj kao nevaljan
• nepohranjivanje rezultata provedene provjere
• pretpostavka da je jednom provjeren PDV ID broj trajno valjan
• izdavanje računa bez hrvatskog PDV-a bez provjere jesu li ispunjeni svi uvjeti za odgovarajući porezni tretman.

Dobra interna procedura provjere poslovnih partnera može znatno smanjiti mogućnost takvih pogrešaka.

Što poduzetnici trebaju napraviti?

Poduzetnici koji posluju s partnerima iz drugih država članica EU-a trebali bi provjeru PDV ID brojeva uključiti u svoje redovne interne procedure.

Preporučljivo je:

• provjeriti PDV ID broj prije prve isporuke novom EU partneru
• spremiti rezultat VIES provjere
• pohraniti Consultation Number kada je dostupan
• ponoviti provjeru kada postoji sumnja u promjenu statusa poslovnog partnera
• povezati dokaz o provjeri s odgovarajućom poslovnom i knjigovodstvenom dokumentacijom
• prije primjene oslobođenja od PDV-a provjeriti jesu li ispunjeni i ostali propisani uvjeti.

Time se ne osigurava samo pravilnije porezno postupanje, već i kvalitetniji dokazni trag u slučaju poreznog nadzora.

Zaključak

Provjera PDV identifikacijskog broja poslovnog partnera jednostavan je, ali važan korak u poslovanju s poduzetnicima iz drugih država članica Europske unije.

Valjani PDV ID broj može biti jedan od ključnih uvjeta za pravilnu primjenu oslobođenja od PDV-a, ali jednako je važno sačuvati dokaz da je provjera napravljena.

Ispis rezultata iz VIES-a, referentni broj provjere ili potvrda Porezne uprave mogu pomoći poduzetniku dokazati kakav je bio porezni status poslovnog partnera u relevantnom trenutku.

Dobro postavljena procedura provjere PDV ID brojeva zato nije samo administrativna formalnost, već važan dio porezne sigurnosti poslovanja.

Ako poslujete s partnerima iz drugih država članica EU-a i niste sigurni primjenjujete li pravilno pravila vezana uz PDV, kontaktirajte brandom. Naš tim može vam pomoći u provjeri poreznog tretmana transakcija i usklađivanju poslovanja s važećim poreznim propisima.