Službeni put na prvi pogled djeluje kao jednostavan poslovni događaj: zaposlenik odlazi na sastanak, edukaciju, konferenciju ili drugi poslovni zadatak, nakon povratka predaje račune, a poslodavac mu nadoknađuje nastale troškove.

Međutim, s računovodstvenog i poreznog aspekta iza jednog službenog puta nalazi se niz zakonskih i drugih propisanih pravila. Potrebno je pravilno evidentirati vrijeme i svrhu putovanja, utvrditi pravo na dnevnicu, razlikovati troškove koje pokriva dnevnica od onih koji se nadoknađuju zasebno te osigurati vjerodostojnu dokumentaciju.

Upravo se u tim detaljima događaju pogreške zbog kojih trošak koji je trebao biti neoporeziv može postati porezno sporan.

Kada govorimo o službenom putovanju?

Za porezne potrebe službenim putovanjem u tuzemstvu smatra se putovanje do 30 dana neprekidno radi obavljanja poslova radnog mjesta povezanih s djelatnošću poslodavca.

Kod prava na neoporezivu dnevnicu važna je i udaljenost. Mjesto službenog puta mora biti najmanje 30 kilometara udaljeno od mjesta rada ili prebivališta odnosno uobičajenog boravišta zaposlenika, uz ispunjenje ostalih propisanih uvjeta.

Zato svaki poslovni odlazak izvan ureda nije automatski službeni put za koji zaposleniku pripada neoporeziva dnevnica. Prije obračuna potrebno je utvrditi svrhu, odredište, trajanje i okolnosti konkretnog putovanja.

Putni nalog nije samo administrativna formalnost

Putni nalog predstavlja jednu od ključnih isprava na temelju kojih se dokazuje poslovna svrha putovanja i obračunavaju nastali troškovi.

Mora jasno povezati osobu koja putuje, poslovni razlog putovanja, odredište, vrijeme polaska i povratka, korišteno prijevozno sredstvo te troškove koji su nastali.

Nakon završetka putovanja potrebno je napraviti konačni obračun, priložiti vjerodostojne isprave i sastaviti izvješće s puta. Izvješće ne mora biti opširno, ali iz njega treba biti jasno što je bila svrha putovanja i što je tijekom njega obavljeno.

Važno je i da postoji jasna veza između putnog naloga i računa za smještaj, prijevoz, cestarine, parkiranje i ostale troškove. Upravo ta dokumentacija omogućuje dokazivanje da je određeni izdatak stvarno nastao u poslovne svrhe.

Koliko iznosi dnevnica u Hrvatskoj?

Dnevnica nije dodatna plaća zaposlenika, već naknada određenih troškova nastalih tijekom službenog putovanja.

Kod službenog putovanja u Hrvatskoj u 2026. godini moguće je neoporezivo isplatiti do 30 eura pune dnevnice za putovanje koje traje više od 12 sati.

Ako službeno putovanje traje više od 8, a manje od 12 sati, neoporezivo se može isplatiti do 15 eura, odnosno pola dnevnice.

Kod putovanja koje traje više dana potrebno je promatrati ukupno vrijeme provedeno na službenom putu i prema njemu pravilno utvrditi broj dnevnica.

Pritom je važno razlikovati pravo zaposlenika na dnevnicu od iznosa koji se može isplatiti bez obračuna poreza. Pravo na dnevnicu, kao i njezin iznos, može biti utvrđeno kolektivnim ugovorom, pravilnikom o radu, ugovorom o radu ili drugim aktom poslodavca, dok porezni propisi određuju do kojeg se iznosa takva isplata smatra neoporezivom.

Osigurani obrok mijenja iznos dnevnice

Jedna od čestih pogrešaka kod konačnog obračuna jest zanemarivanje hrane koju je zaposleniku tijekom putovanja osigurao poslodavac.

Ako je zaposleniku osiguran jedan obrok, odnosno ručak ili večera, neoporezivi iznos dnevnice umanjuje se za 30 %. Ako su osigurana dva obroka, dnevnica se umanjuje za 60 %.

To je posebno važno kod konferencija, seminara i poslovnih događanja kod kojih je ručak ili večera već uključen u kotizaciju.

Doručak uključen u cijenu noćenja pritom se ne smatra osiguranim obrokom zbog kojeg bi trebalo umanjiti dnevnicu.

Primjerice, kod pune tuzemne dnevnice od 30 eura, jedan osigurani obrok smanjuje maksimalni neoporezivi iznos na 21 euro, dok se kod dva osigurana obroka iznos smanjuje na 12 eura.

Inozemna putovanja zahtijevaju dodatnu pažnju

Kod službenih putovanja izvan Hrvatske obračun postaje nešto složeniji jer iznos dnevnice ovisi o državi u koju zaposlenik putuje.

Primjerice, prema važećoj Odluci o visini dnevnice za službeno putovanje u inozemstvo puna dnevnica iznosi 80 eura za Sloveniju, 80 eura za Italiju, 90 eura za Austriju i 90 eura za Njemačku. Za države koje nisu zasebno navedene propisan je iznos od 50 USD.

Nije, međutim, dovoljno pogledati samo konačno odredište. Potrebno je pravilno utvrditi koliko je vremena zaposlenik proveo u inozemstvu, je li prolazio kroz više država i koliko je trajalo zadržavanje u svakoj od njih.

Kod putovanja automobilom, autobusom ili vlakom za obračun inozemnog dijela putovanja bitno je vrijeme prelaska državne granice. Kod putovanja zrakoplovom primjenjuju se posebna pravila vezana uz vrijeme polijetanja i slijetanja, a posebnosti postoje i kod putovanja brodom.

Zbog toga su upravo međunarodna putovanja područje u kojem nekoliko pogrešno evidentiranih sati može promijeniti konačni obračun.

Privatni automobil u službene svrhe

Ako zaposlenik za službeno putovanje koristi vlastiti automobil, može mu se pod propisanim uvjetima nadoknaditi korištenje privatnog vozila u službene svrhe koja iznosi 0,50 eura po pređenom kilometru.

Kod obračuna je važno uredno evidentirati prijeđenu relaciju i kilometražu te podatke o vozilu.

Pritom naknadu za korištenje privatnog automobila ne treba poistovjećivati s ostalim troškovima putovanja. Cestarina, parkiranje, tunelarina i slični opravdani izdaci mogu predstavljati zasebne troškove koji se dokazuju odgovarajućim računima ili drugim vjerodostojnim ispravama.

Da li je taxi zaseban trošak ili dio dnevnice?

Ovdje je važno razlikovati prijevoz do odredišta službenog puta od kretanja unutar samog mjesta službenog puta.

Primjerice, zaposlenik može sletjeti u zračnu luku koja se nalazi izvan mjesta u koje je upućen te koristiti taxi od zračne luke do svojeg odredišta. Takav trošak može biti povezan s prijevozom na službenom putovanju.

S druge strane, prijevoz taksijem ili drugim lokalnim prijevozom unutar mjesta u koje je zaposlenik već upućen u pravilu je trošak čijem pokriću služi dnevnica.

Zato račun za taxi sam po sebi nije dovoljan odgovor na pitanje može li se trošak zasebno nadoknaditi. Potrebno je znati gdje je vožnja započela, gdje je završila i kakva je bila njezina povezanost sa službenim putovanjem.

Što ako nedostaje račun?

Putni nalog i prateća dokumentacija zajedno trebaju stvoriti jasan trag poslovnog događaja.

Računi za smještaj, cestarinu, parkiranje, prijevozne karte i druge izdatke moraju biti potkrijepljeni odgovarajućom priloženom ispravom kojom se dokazuje stvarno nastali trošak i njegova povezanost sa službenim putovanjem.

Ako račun nedostaje ili se podaci iz računa ne mogu jasno povezati sa službenim putom, potrebno je provjeriti postoji li druga vjerodostojna isprava ili odgovarajući podaci kojima se može dokazati stvarno nastali izdatak.

Upravo zato zaposlenike treba upoznati s pravilima prije putovanja, a ne tek kada računovodstvo nakon povratka pokušava rekonstruirati gdje su bili, što su platili i zašto određeni račun nedostaje.

Mora li putni nalog biti na papiru?

Digitalizacija poslovanja otvorila je i pitanje elektroničkih putnih naloga.

Za vjerodostojnost nije presudan samo izgled dokumenta. Bitno je da sadrži propisane podatke, da se može povezati s nastalim troškovima te da je moguće naknadno provjeriti njegov sadržaj i vjerodostojnost.

U stručnom izvoru navodi se i mišljenje Ministarstva financija prema kojem se, uz ispunjenje uvjeta vezanih uz knjigovodstvene isprave i elektroničko potpisivanje, elektronički potpisan putni nalog može smatrati vjerodostojnim.

Digitalizacija zato može znatno pojednostaviti administraciju, ali ne uklanja obvezu pravilnog dokumentiranja poslovnog događaja.

Najskuplje pogreške često nastaju nakon povratka

Službeni put ne završava povratkom zaposlenika u ured.

Tek tada slijedi dio koji je posebno važan za računovodstvo: provjera dokumentacije, utvrđivanje stvarnog vremena putovanja, obračun dnevnica, provjera osiguranih obroka, evidentiranje prijeđenih kilometara i drugih troškova te konačno odobravanje obračuna.

Problem nastaje kada se taj postupak svodi samo na prikupljanje računa.

Račun može dokazati da je nešto plaćeno, ali ne mora sam po sebi dokazivati da je trošak poslovno opravdan. Zato kvalitetan sustav putnih naloga mora povezati razlog putovanja, odobrenje poslodavca, nastale troškove i konačni obračun.

Dobar putni nalog štiti i zaposlenika i poslodavca

Pravilno evidentiranje službenih putovanja nije samo računovodstvena administracija. Ono poslodavcu omogućuje kontrolu troškova i kvalitetnu dokumentaciju, a zaposleniku osigurava pravilnu i pravodobnu nadoknadu troškova koje je imao obavljajući posao za poslodavca.

Najsigurniji pristup zato je imati jasno definiranu internu proceduru: kako se putovanje odobrava, tko izdaje putni nalog, koju dokumentaciju zaposlenik mora sačuvati, u kojem roku je predaje te tko provjerava i odobrava konačni obračun.

Time se mogućnost pogreške značajno smanjuje, osobito kod poduzeća čiji zaposlenici često putuju.

Zaključak

Kod putnih naloga često upravo detalji odlučuju hoće li obračun biti uredan – nekoliko sati razlike, osiguran ručak, nedostajući račun ili pogrešno evidentirana relacija mogu utjecati na porezni tretman troška.

Ako želite urediti proces službenih putovanja, provjeriti obračun dnevnica i putnih troškova ili osigurati da je vaša dokumentacija usklađena s aktualnim poreznim i računovodstvenim pravilima, brandom vam stoji na raspolaganju.

Kontaktirajte nas i osigurajte da od izdavanja putnog naloga do konačnog obračuna svaki službeni put bude pravilno dokumentiran, obračunat i evidentiran.